確保機敏資料妥善不外洩，可說是企業建立資安機制所追求的主要目標之一，當我們專注於網路與數位安全防護時，紙本文件卻成了有心人士竊取機密的主要管道。

台灣理光 (Ricoh Taiwan) 文件解決方案處長吳玉龍指出，文件的資料外洩案例其實非常多，一方面由於企業內部眾多輸出設備整品牌間的整合挑戰，紙本文件無法如數位資料有效管制並留下存取紀錄，加上文件與數位防護兩個領域整合的門檻相當高，企業也缺乏標準流程的參考依據，種種因素導致了文件安全成為企業資安架構下容易被忽視的一環。
 
借重人工智慧判別「風險行為」與「機敏文件」，及早預防重要營業秘密外洩
 
為了協助企業強化重要文件的資訊安全，台灣理光自 2013 年開始提供 DocTracker 文件安全解決方案，針對列印、影印、掃描與傳真四種工作，提供內容備存、軌跡查核與敏感文件偵測，五年來已幫助國內外許多高科技製造業與金融業客戶落實文件安全控管。今年即將推出的外掛模組 ─ DocTracker I5，則更結合了機器學習演算法，除了在資安事件發生前的預警與防範，並藉由持續學習，來提高分析的準確程度。

「透過 AI 技術來分析敏感文件特徵與多功能事務機存取行為，當發生異常的文件操作時，DocTracker I5 分析並回報這些可疑的行為記錄，例如：異常時段的大量影印或列印行為、不是敏感字彙但符合敏感文件特徵的設計圖樣，以便阻斷企業營運機密洩密的風險。」

外掛模組 DocTracker I5 除了將文件安全管理化被動為主動，針對現有 DocTracker 客戶面臨的營業秘密訴訟時，需要將系統中備存的文件與紀錄，快速轉為足夠法院採信的「未汙染」數位證據，也是台灣理光今年 DocTracker的亮點。透過其數位證據保全功能，可協助資安人員以簡單的方式，將數位證據經由相關演算法，自動與第三方公正單位進行戳記與存證。
 
協力打造文件安全環境，助企業守護核心競爭力
 
跨入 2019 年，台灣也特別訂立許多與資安相關的法令，例如金管會因應物聯網發展，而對銀行設備所提出的安全要求，印表機、事務機、互動式電子白板等具備連網功能的設備也須納入安全管理的規範中。吳玉龍表示，這代表對於事務機的安全認知，已從以往「影印機」逐漸進展為「網路終端設備」，也使得金融業有了可依循的規範，台灣理光為了因應這些改變，也在近年加速推動事務機、印表機、辦公室通訊設備與網管資安的整合，並提供相關專業顧問服務，協助企業依循產業特性建立可管理的文件安全環境。

吳玉龍回顧 2013 年台灣理光剛推展文件安全與 DocTracker 方案時，僅有少數科技業的領頭大廠會關心相關議題，數年後的 2019，企業對文件安全管理的了解與需求效應擴散，在台灣理光去年的案例中，有越來越多中小型企業甚至傳產業者，藉此落實企業文件安全防護的完整性，代表著越來越多的企業經營者重視文件安全，也認同文件安全是資安不可或缺的環節，藉此一起守護企業重要的營業秘密與核心競爭力。